Règlements administratifs

La Société de la métallurgie et des matériaux de l’ICM

Mis à jour  à l’AGM le 29 septembre 2014***********(B. Farah)

Règlements administratifs de la Société:

ARTICLE I – NOM

  1. La Société est désormais désignée comme la Société de la métallurgie et des matériaux de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole.

ARTICLE II -MISSION

  1. La mission de la Société est l’avancement de la science et de la technologie de la métallurgie et des matériaux ainsi que des professions qui y sont associées par:
    1. la promotion d’un moyen de communication et de coopération parmi ceux intéressés par n’importe quelle phase de la métallurgie et de la science des matériaux, y compris l’extraction de minéraux et de métaux, leur raffinage, leur formage et leur ouvraison en substances, matériels et articles pour le commerce, par l’acquisition et l’enseignement des connaissances qui en découlent, ainsi que par l’application de la science, du génie, de l’économie et de la technologie;
    2. la diffusion des connaissances et des informations grâce aux réunions, aux publications, aux discussions ainsi qu’à d’autres moyens de communication;
    3. la promotion de normes professionnelles rigoureuses parmi ses membres;
    4. l’encouragement de l’intérêt et l’avancée de la formation dans la métallurgie et la science des matériaux.

ARTICLE III – RELATION AVEC L’ICM

  1. La Société est régie par ses propres Statuts ainsi que par la Constitution et les Statuts de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole, conformément aux lois en vigueur au Canada.
  2. La Société est représentée au Conseil de l’Institut par le Président et le Président sortant.
  3. Le siège de la Société est celui de l’Institut.

ARTICLE IV – ADHÉSION

  1. Les membres de la Société doivent être des personnes qui, par l’intention ou la pratique, adhérent aux objectifs de la Société et remplissent les exigences des différents niveaux d’adhésion de l’Institut tels que spécifiés par les Statuts de celui-ci.

ARTICLE V – COTISATION ET FINANCES

  1. Les cotisations régulières de la Société sont les mêmes que celles de l’Institut et doivent faire partie de la trésorerie de l’Institut.
  2. Tous les fonds provenant d’autres sources, si fournis par le Conseil de l’Institut, doivent faire partie de la trésorerie de la Société.
  3. Les cotisations spéciales ou les estimations de l’Institut peuvent être recommandées par le Conseil d’administration et autorisées par un vote majoritaire des membres de l’Assemblée générale annuelle de la Société, sujette à l’approbation du Conseil de l’Institut.
  4. La dépense des fonds reçus par la Société doit être autorisée par le Comité exécutif de la Société.
  5. Le Trésorier de la Société doit présenter un rapport financier annuel aux membres en présentant les entrées et sorties des fonds provenant de toutes sources.

ARTICLE VI – RÉUNIONS

  1. La Société doit se réunir annuellement afin d’examiner les activités ordinaires qui pourrait lui être présentées. Cela inclut l’élection des membres du comité exécutif de la Société et les activités spéciales, dont les propositions d’amendement des Statuts de la Société. L’Assemblée générale annuelle doit normalement se tenir lors de la Conférence des métallurgistes. La notification de la date, de l’heure et du lieu de la Réunion annuelle ainsi que les activités spéciales devant être discutées lors de cette réunion, doivent être publiés dans les journaux de la Société au moins trente jours avant la date de la réunion. Le quorum est composé de trente membres.
  2. Le Conseil d’administration de la Société doit tenir au moins deux réunions par an. D’autres réunions peuvent être organisées par le Président de la Société. Le quorum est composé de neuf Directeurs.
  3. Le Comité exécutif de la Société doit tenir au moins quatre réunions par an. D’autres réunions peuvent être organisées par le Président de la Société. Le quorum est composé de quatre membres.

ARTICLE VII – MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF

  1. Le Président, le premier Vice-président, le deuxième Vice-président, le troisième Vice-président, le quatrième Vice-président (si nommé), le Président sortant, le Secrétaire et le Trésorier constituent le Comité exécutif de la Société. Le Président doit être le Président du Comité exécutif.
  2. Le Conseil d’administration de la Société se compose du Président, du premier Vice-président, du deuxième Vice-président, du troisième Vice-président, du Président sortant, du Secrétaire, du Trésorier, des Présidents des Sections techniques et des Présidents des comités permanents. Le Président sortant est le Président du Conseil d’administration. Il peut arriver, lorsqu’un temps supplémentaire est requis pour planifier une Conférence spéciale des métallurgistes, qu’un quatrième Vice-président soit nommé comme membre du Conseil d’administration.
  3. Les responsabilités des membres du comité exécutif sont celles qui reviennent généralement à leurs fonctions, tel que défini dans le Manuel des opérations de la Société.
  4. Les mandats des membres du comité exécutif et des directeurs sont comme suit:
    1. Le Président, le premier Vice-président, le deuxième Vice-président, le troisième Vice-président et le quatrième Vice-président remplissent chacun un mandat d’un an. Le premier Vice-président succède ensuite au Président, le deuxième Vice-président au premier Vice-président, le troisième Vice-président au deuxième Vice-président et le quatrième Vice-président (si nommé) au troisième Vice-président.
    2. Le Président sortant remplit un mandat d’un an;
    3. Les Présidents des Sections techniques remplissent chacun un mandat de deux ans;
    4. Les Présidents des Comités permanents remplissent chacun un mandat de deux ans.
  5. Tous les membres du comité exécutif et les Directeurs doivent être membres de la Société.
    1. Le troisième Vice-président et le quatrième Vice-président (lorsque nécessaire) sont élus lors d’une Assemblée générale annuelle;
    2. Le Secrétaire et le Trésorier sont tous deux nommés par le Conseil d’administration lors d’une réunion au printemps ou au moins 3 mois avant l’Assemblée générale annuelle après laquelle, ils entrent fonction;
    3. Chaque Président de Section technique est nommé par sa Section respective avant l’Assemblée générale annuelle à laquelle il entre en fonction;
    4. Chaque Président de Comité permanent est nommé par le Conseil d’administration lors d’une réunion au printemps ou au moins 3 mois avant l’Assemblée générale annuelle après laquelle, il entre en fonction.

ARTICLE VIII – SECTIONS TECHNIQUES ET COMITÉS

  1. La Société est composée de Sections techniques constituantes. Chacune représente les principaux domaines de la métallurgie et de la science des matériaux. Les Sections techniques sont désignées par le Conseil d’administration et ratifiées par les membres. Les Sections techniques sont régies par les règlementations comme celles que peut formuler le Conseil d’administration.
  2. Les Comités permanents sont nécessaires pour contribuer à la réussite de la mission de la Société et sont désignés par le Conseil d’administration.
  3. Des Comités spéciaux peuvent être désignés par le Conseil d’administration s’il le juge nécessaire ou souhaitable. Ces Comités doivent être relevés de leurs fonctions après leur mandat.

ARTICLE IX – ADMINISTRATION

  1. L’autorité de base de la Société sont les membres.
  2. Le Conseil d’administration est l’organe directeur de la Société.
  3. Comité exécutif administre les affaires de la Société.
  4. Le Conseil d’administration doit préparer un Manuel des opérations qui traite du fonctionnement de la Société, définit les règlementations des Sections et les responsabilités des Membres du bureau, des Directeurs et des Comités.

ARTICLE X – NOMINATIONS ET ÉLECTIONS

  1. Un Comité de nomination de six membres est nommé par le Comité exécutif au moins six mois avant l’Assemblée générale annuelle. Le Comité de nomination inclut le Président sortant, qui agit en qualité de Président du Comité, et deux Directeurs.
  2. Le Comité de nomination doit sélectionner:
    1. le candidat au poste de troisième Vice-président, qui, après élection, remplira automatiquement un mandat de cinq ans au Conseil d’administration en tant que troisième Vice-président, deuxième Vice-président, premier Vice-président, Président et Président sortant (le candidat est normalement sélectionné au sein du Conseil d’administration, mais il peut être sélectionné à partir des membres de la Société). Si nécessaire, un candidat au poste de quatrième Vice-président est sélectionné et remplira automatiquement un mandat de six ans au Conseil d’administration en tant que quatrième Vice-président, troisième Vice-président, deuxième Vice-président, premier Vice-président, Président et Président sortant successivement.
    2. les candidats au poste de Secrétaire et Trésorier tous les trois ans ou à l’expiration des mandats des titulaires de poste;
    3. les candidats au poste de Président d’un Comité permanent tous les deux ans ou à l’expiration des mandats des titulaires du poste.
  3. Dix membres de la Société peuvent soumettre des candidatures supplémentaires au Comité de nomination pour un ou plusieurs postes spécifiés à l’Article X, Section 2, à la seule condition que les candidats satisfassent aux exigences de l’Article VII, Section 5. Ces candidatures doivent être soumises au Comité de nomination via le Secrétaire de la Société au plus tard trois mois avant l’Assemblée générale annuelle, avec le nom et la biographie de tous les candidats. En cette occasion, un vote formel par scrutin doit avoir lieu lors de l’Assemblée générale annuelle, à condition que les candidats ne soient pas également sélectionnés par le Comité de nomination.
  4. Les candidats du Comité de nomination doivent être présentés lors de l’Assemblée générale annuelle pour leur entrée en fonction. Si des nominations supplémentaires ont été reçues comme spécifié dans l’Article X, Section 3, un vote formel par scrutin doit se tenir sous la supervision du Président et d’un membre de l’assemblée. Tous les membres de la Société présents doivent pouvoir voter.
  5. Les postes vacants dans n’importe quelle fonction ou au sein du Conseil d’administration, sauf pour les Présidents de Section, doivent être pourvus par vote du Conseil d’administration pour la partie encore non écoulée du mandat de la fonction, sauf dans le cas de la présidence de la Société, auquel cas le premier Vice-président doit assumer le rôle de Président pour ce qui reste du mandat.

ARTICLE XI – AMENDEMENTS

  1. Les amendements à ces Statuts peuvent être proposés dans une pétition écrite au Conseil d’administration signée au moins par vingt-cinq membres de la Société, ou par un vote majoritaire du Conseil d’administration. Les amendements proposés par pétition sont dûment étudiés lors de la prochaine réunion du Conseil d’administration et, sur recommandation du Conseil d’administration, soumis aux membres.
  2. Les amendements proposés doivent être publiés dans les journaux de la Société au moins deux mois avant l’Assemblée annuelle et doivent être soumis au vote des membres lors de l’Assemblée annuelle. L’adoption d’un amendement doit résulter d’un vote majoritaire en faveur dudit amendement.
  3. Le Manuel des opérations de la Société ne fait pas partie des Règlements d’administration. Le Conseil d’administration peut donc l’amender sans autorisation formelle des membres.

APPENDIX – RÈGLEMENTATIONS DES SECTIONS
A. MANDAT

1. Fournir des commentaires à la Société de la métallurgie et des matériaux (MetSoc) provenant des membres intéressés par une discipline ou un sujet pertinents
2. Offrir un forum aux personnes touchées par un sujet pertinent au Canada par l’entremise de réunions, de publications et de cours spéciaux pour l’avancement des sciences et du génie ainsi que de la profession
3. Fournir des commentaires et des conseils aux Comités de la Société de la métallurgie et des matériaux
4. Promouvoir l’interaction des membres d’une Section de la Société de la métallurgie et des matériaux avec d’autres sociétés techniques faisant partie ou non de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM), tant à l’échelle nationale qu’internationale
5. Coordonner le programme des séances lors de la Conférence annuelle des métallurgistes et de l’Assemblée générale annuelle de l’ICM si nécessaire

B. ORGANISATION GÉNÉRALE

1. La Section est une section constituante de la Société de la métallurgie et des matériaux de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM), et, en tant que telle, fonctionne au sein de la Société et se conforme aux Règlements administratifs de ladite Société et de l’Institut.
2. Le Président de Section est un membre du Conseil d’administration de la Société de la métallurgie et des matériaux.
3. Au moment de chaque réunion du Conseil d’administration, chaque Section doit présenter un rapport d’activité à jour dans lequel se trouvent ses objectifs, ses activités, la composition de son Comité et son rapport financier.

C. ADMINISTRATION

1. Les affaires de la Section doivent être administrées par un Comité de Section composé au maximum de quatre membres (en fonction de la taille et du nombre de membres de chaque Section particulière). Le Comité de Section doit comprendre un Président, un Secrétaire et le Président sortant (s’il y a lieu) ainsi qu’un Trésorier (si nécessaire) disposant d’un mandat de trois ans.
2. Le mandat de tout membre du Comité de Section peut être renouvelé sur approbation de la majorité (50 % + 1) des membres de la Section.
3. Tous les membres du Comité de Section doivent être membres de l’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM). La majorité des membres du Comité de Section (50 % + 1) représente le quorum.
4. Le Comité de Section doit être aussi largement représentatif que possible de l’industrie, du gouvernement et des universités partout au Canada et également aussi équilibré que possible.
5. Les membres d’une Section doivent éviter d’être membres de multiples Sections.
6. La Section utilisera les services du Trésorier de la Société de la métallurgie et des matériaux, à moins que la Section n’ait reçu l’approbation du Comité exécutif de la Société d’utiliser son propre Trésorier.
7. Les Sections demeurent « autonomes » (sous la supervision de la Société de la métallurgie et des matériaux) en ce qui a trait à leurs dépenses (p. ex. initiatives de formation, déplacement des étudiants et des conférenciers, inscriptions gratuites, publicité additionnelle, développement du site Web de la Section, etc.); les fonds sont conservés dans des comptes dont l’accès est limité à la Société.
8. Tous les budgets annuels doivent être présentés au Trésorier de la Société de la métallurgie et des matériaux pour approbation par le Comité exécutif de la Société au moment de la réunion d’hiver du Comité d’administration.
9. Des dispositions seront prises quant aux fonds excédentaires de la Section maintenus par la Trésorerie de la Société de la métallurgie et des matériaux. Ils seront crédités au compte de la Section.
10. Les produits de placement seront maintenus dans le fonds affecté de la Section.
11. Les Sections doivent généralement tenir au moins deux réunions au cours de l’année dont une devrait avoir lieu à la Conférence des métallurgistes (COM), à la Conférence canadienne en science des matériaux (CMSC) ou dans le cadre d’une autre conférence ponctuelle organisée par la Section.
12. La direction de la Société de la métallurgie et des matériaux entretient une base de données de « meilleures pratiques » en matière de gouvernance et d’administration des Sections qui est accessible aux Sections, qui peut changer de temps à autre et qui peut devenir un Addenda à la section « Annexe – Réglementation des Sections » des Règlements administratifs de la Société.
13. Une Section qui ne contribue pas à la Conférence des métallurgistes (en organisant un symposium) pendant trois années consécutives et (ou) qui est absente du Conseil d’administration pendant deux années consécutives (c.-à-d. six réunions du Conseil d’administration) sera dissoute.
14. Un groupe comptant au minimum cinq membres peut demander l’approbation du Conseil d’administration pour la création d’une nouvelle Section. Le Comité exécutif de la Société de la métallurgie et des matériaux demandera initialement à ce groupe de collaborer étroitement avec une autre Section établie pendant une période de trois ans pour organiser des symposiums sur le domaine d’intérêt de la Section proposée. Si les activités du groupe se révèlent durables (sur le plan des finances, de l’intérêt des membres et de la participation) selon le Conseil d’administration de la Société, le groupe obtiendra le statut de Section. Si le groupe résulte de l’amalgamation ou de la consolidation de Sections existantes, cette période de trois ans ne s’applique pas.

D. ÉLECTION DES MEMBRES DU COMITÉ DE SECTION

1. Quatre-vingt-dix (90) jours avant l’Assemblée générale annuelle de la Section, le Président, le Président sortant et le Président sortant précédent de la Section formeront un Comité de nomination sous la présidence du Président sortant de la Section.
2. En cas de conflit perçu au sein du Comité de nomination, on peut également demander à un autre Président sortant d’y participer.
3. Le Comité de nomination (pas moins de trois membres) doit sélectionner, selon les besoins, le Président, le Secrétaire et les autres membres du Comité de Section (s’il y a lieu) pour un mandat de trois ans.

Dernière mise à jour : octobre 2010
Approbation de la version courante : Assemblée générale annuelle, octobre 2014

MetSoc est une société constituante de l'Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM).
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